希望改善工作效率？介紹四種提升工作效率的必備工具！

在香港節奏急促的工作環境中，若能提升工作效率將帶來很多好處，除了可以更快地推進工作的進度，亦可以避免因未能於辦公時間完成工作而要加班。Business Digest 為大家推介幾種提升工作效率的工具，助你有效改善工作效率！

改善工作效率的要點

對於香港普遍的白領行業，若要改善工作效率，可以注意幾個共同的要點，包括：

加速工作時間：對於可以交由人工智能自動化地完成的工作，我們都應該好好利用，而非由自己人手來完成，以達到事半功倍。

提升專注力：高專注力與低專注力的狀態於工作效率、準確度、創意力等方面都有很大的分別，若我們能進入類近「心流」（flow）的狀態，於工作上會有效率提升。

縮短工序之間切換時間：不少工種都要求人具備多工處理能力（multitasking skill），例如在準備一個新項目的報告時，很可能會突然收到來自其他部門的提問，就要馬上切換到討論另一個項目的細節。現今的工作都要求我們要同時處理幾個不同的項目，而在項目之間切換都需要精神與時間，若能讓切換更流暢，即可以提升效率。

減低犯錯率：在工作上若有錯漏，會為各方帶來不良影響，而且亦需要額外的時間修正錯誤，因此應該盡力避免。

提升工作效率工具

以下介紹四種於日常工作中能夠提升工作效率的工具，將分為文書及儲存工具類、筆記工具類、提醒工具類及自動化工具類：

文書及儲存工具

Google Docs（文件）除了有協作功能，而且有自動儲存及版本記錄功能，即使有錯誤操作（例如錯手刪除文件中某些內容，甚至整個檔案），亦可以在「版本記錄」或「垃圾桶」中找回早前的文件版本，大大提高工作中的容錯率，並節省修正及重做的時間。另外若需要處理文書以外（例如圖像處理或影片剪接）的檔案，可以將電腦連結至 Google Drive（雲端硬碟）、Apple iCloud、Dropbox 等雲端空間工具，對於在電腦中修改過的檔案，同樣亦有版本記錄功能。

筆記工具類

近年流行的 Evernote、Notion 等筆記工具讓用戶可以在同一個網站或應用程式整合所有的筆記，亦可以在手機與電腦之間的不同裝置之間保持同步，對於組織工作相關的資訊、存放參考資料的 URL 都非常有用，用戶毋需在各個文書檔案之間周旋，可節省大量的切換時間。另外，Notion 的功能愈來愈強大，可以作為團隊之間的協作及項目管理工具使用，提升成員之間溝通的效率。

提醒工具類

在工作中我們可以善用 Google 日曆與蘋果系統（iOS、macOS、iPadOS）的日曆，再配合待辦事項（to-do-list）應用程式（例如 Things 3），即可以為大小事項設定提醒功能，使自己不會遺漏要做的事之餘，亦不用經常「心掛掛」自己會忘記各種煩雜而瑣碎的要做事項，可以更放心專注於眼前的工作之上。

自動化工具類

隨著 ChatGPT 等的人工智能工具漸漸成熟，可以幫助我們自動執行重複的任務，節省大量的時間和精力。配合 VPN 使用 ChatGPT、或是連接 ChatGPT 的第三方網站或應用程式例如 Poe。ChatGPT 可以完成各種任務，例如想整理、總結內容或刪減不必要的字詞，都可以給 ChatGPT 指令來完成；又例如若工作上要經常寄送商業電子郵件，亦可以交由 ChatGPT 代勞撰寫草稿，完成後再由人手修改及微調。至於創作行業例如錄音或影片剪接，亦可以應用最新的人工智能輔助工具，例如現時已有工具可以自動裁走停頓錄音或影片中無人說話的空白，可大幅節省以人力執行這類機械化工作的時間。

針對自身行業的提升工作效率方法

除了以上較為通用的提升工作效率工具之外，我們亦可以根據自己的工種研究如何可以讓工作效率有所提升。若從事會計、財務或數據分析的工作，可以多學習 Microsoft Excel 公式以加快工作效率；若是需要經常打字的工作，則可以集中訓練打字以提升速度及準確度。我們要記得，只要每個工序的效率都提高一些，在重複之下就會有複利效應，得到顯著的改善工作效率效果。